業務を円滑に進めていくためには、業務管理の仕組みづくりをしっかりと行うことが大切だ。そこで、業務を上手く管理するには「タスクマネジメント」の能力が必要となる。この能力がないとチームの統制がとれなくなってしまう。しかしタスクマネジメントに取り組んでも、正しい方法を知らなければ効果は出ない。
そこで今回はタスクマネジメントの概要を解説しつつ、実践するときに大事な5つの方法を紹介する。
タスクマネジメントとは、タスクを適切に管理する能力のことだ。スケジュール通りタスクを消化できるよう、効率的に管理できる方法を考えていく。この能力を身につけると仕事を進めたり、チームの業務を管理したりすることが楽になる。
タスクマネジメントが必要な理由は以下の通りだ。
タスクマネジメントを実施すれば、タスクの進捗状況が分かってくるため、業務の対応漏れを防ぐのに効果的だ。対応漏れによる機会損失やトラブルを減らせるため、会社にダメージを与えずに済む。
業務ごとの重要度を見ていき優先順位を明確にするのも、タスクマネジメントが必要な理由だ。業務を進める順番や、その業務に取り組むべきタイミングを見極めやすくなる。誤ったスケジュールで仕事を進めることも減るだろう。
タスクマネジメントを行うことで、社内リソースの有効活用が可能となる。少子高齢化の影響もあり、人材不足が発生しているため、既存の人材を有効活用できる枠組みを構築できれば、一人当たりの生産性向上によって、人手不足を解消できる見込みがある。タスクマネジメントは、そんな既存社員の有効活用を促す上でも役に立つだろう。
タスクマネジメントは、以下の方法で行うと良い。
タスクを洗い出すときは、細かく洗い出すことが大事だ。粒度が粗いとタスクを管理するのが大変になるためだ。
仮に「事務処理」と言った括りで抽出してしまうと、具体的な業務が分からない。しかも期日が異なる業務が混ざっているため、タスクマネジメントに支障をきたしてしまう。
しかし細分化すると、タスクを管理しやすくなる。たとえば「〇〇の書類作成」「データ入力」「伝票処理」と細かく抽出すれば、それぞれの業務内容や期日が明確になるため作業の手間が減る。内容を把握できるよう抽出することが重要だ。
タスクの抽出が完了したら、緊急度と重要度のマトリクスを使用して、優先順位をつけていく。これは経営コンサルタントの「スティーブン・R・コヴィー氏」によって紹介されている管理方法だ。スケジュールを組むときの判断材料の一つとして入れておくと、管理しやすくなる。
マトリクスの作成方法は以下の通りだ。
上記のように各タスクに優先順位をつけていく。ちなみに「A～D」の区分は以下の通りだ。
これに該当するタスクは、すぐに取り掛かった方が良い。たとえば一週間後に控えているプロジェクトのプレゼン準備や、会社に損失を与える恐れの高いイレギュラー対応は、Aに該当する可能性が高い。
Bに該当するタスクは、緊急性は低いものの将来的に会社の価値を上げる可能性があるため、空き時間をつくりながらでも対応すべきだ。放置する状況が続くと、会社を衰退させる原因になってしまう。ちなみに社内研修や勉強会などがBに該当する。
Cに該当するタスクがあった場合は、そのタスクが必要であるか分別した方がいい。なぜなら不要なタスクが潜んでいる恐れがあるためだ。
たとえばチーム内で、毎日行われている社内報告を例に見てみよう。社内報告の内容が業務に活かされているなら、毎日やり続けていいかもしれない。しかし惰性で行っているだけであれば無意味だ。
このように習慣が原因で、意味のない業務を行っているケースがある。作業時間を有効活用するためにも、無駄なタスクがないかチェックすべきだ。
4つの区分の中で、最も優先度が低い。Dに該当するタスクは放置しても、会社の業績や社内業務にすぐさま支障をきたすわけではない。よって迅速な対応は不要だ。
しかし放置すると「C」の区分に該当するタスクになって、対応を迫られる恐れがある。よって、定期的に処理する時間はつくった方がいい。
WBSとは「Work Breakdown Structure」の略で、タスクを分解して構造化することを指す。各タスクの担当が分かるようにしたいとき、WBSの内容を盛り込んだ表が役立つ。なお表を作成するときは、以下の方法で行うといい。
タスクを分解する所から始まる。データ入力であれば「Aデータの入力」「Bデータの入力」と言ったイメージだ。タスクと細かく分解した作業がセットになるよう、表記しておくといいだろう。
それぞれの担当を決めて、誰がどの業務を行うか明確にする。
開始日と終了日を記入して、そのスケジュール内で作業を進めていく。
WBSを活用した表をもとに担当者へ行動させる。行動させるときは、以下のことに気を付けるといい。
メンバーに勝手な行動をさせると、大きなミスやトラブルにつながる恐れがある。そのため、ある程度の指示を出しながら作業させることが大事だ。
ただし指示が多すぎると自発的に動けないメンバーになってしまうため、意思決定させる場面をつくることも忘れてはならない。
メンバーによっては、指示された通りに業務をこなせないケースがある。その状況を放置すると上司に対する信頼がなくなったり、仕事のモチベーションが落ちたりして、会社にとって良くない状況となる。業務をストップさせないためにも、困っているメンバーがいたときはサポートした方が良い。
行動させた後は、定期的に進捗確認をする。進捗確認をするときは、以下の内容を確認するといいだろう。進捗確認を行うときは、下記2つのことを確認するといい。また、その際に注意しなければいけない点も紹介する。
遅れがあった場合は、遅れた理由を解明して、その後の流れを決めていく。作業のやり方を変えたり、締め切りを伸ばしたりなど様々な方法がある。遅れの原因を解消するために何が効果的か考えるといいだろう。
スケジュールの通り業務をこなしたと思っても、見落とすケースはある。WBSの要素を取り入れた表と照らし合わせながら確認するといい。
口頭で進捗確認すると、相手が言っていた内容が手元に残らない。しかも確認する相手が多いと、時間がかかる。その状況を防ぐには、口頭ではなく報告書を提出させた方がいい。報告書の提出であれば、面談のようにセッティングせずに済むため楽だ。
ちなみに報告書には、いつからいつまでの進捗状況を報告しているのか明記してもらい、改善点や問題点・今後の行動方針などを書いてもらうといい。
進捗状況を確認するときは、細かいことも報告させるべきだ。現段階では小さなことでも、放置してしまうと大きなトラブルに発展してしまう場合がある。その状況を作らないためにも、小さなことも炙り出して速めに解決しておくことが大事だ。
最後にタスクマネジメントのポイントを紹介する。
何となく作業しているだけでは、効果を発揮するのは難しい。早い段階で効果を発揮させるには、何のためにタスクマネジメントを行うか明確にすることが大事だ。
なお目的を明確にするときは、全メンバーに分かる内容にすることが大事だ。メンバーが理解していない状況で進めても効果は出ない。世間的に認知されている言葉を使うといいだろう。
タスクマネジメントのときは、早い段階で情報共有することも重要だ。情報共有しないと、仕事のミスが起こったり社内の業務がストップしたりして、社内の業務に支障をきたす恐れがある。それを回避する意味でも、早めに情報共有すべきだ。
タスクマネジメントを効率よく管理するには、専用のツールを使うことも大事だ。以下のツールがある。
チャットワークとは、中小企業に向けて開発されたチャットサービスだ。33万社以上で導入された実績がある。
特徴はチャット上でタスクの管理ができることだ。相手にタスクを振ったり、完了したタスクの通知機能がついていたりするため、タスクマネジメントの際に役立つ。また、タスク管理の他にビデオ通話やデータファイル送信機能も完備されている。そのためタスク管理だけではなく、コミュニケーションツールとして活用したい方にとってもいいだろう。
Backlogでは、プロジェクトごとに進捗状況が分かるようになっている。たとえば「ガントチャート」と呼ばれる機能では、棒グラフによって各メンバーの進捗状況が分かる。しかも内容によって棒グラフは色分けされているため、見やすい。
その他にカンバンボードと呼ばれる機能があるのも特徴だ。これはタスクが載っているカードを画面上に表示させるサービスのことで、タスクが多くなるほど表示されるカードは増えていく。残りのタスクを視覚的に判断できるため、タスクマネジメントに役立つ。
Trelloの特徴は、複数のプロジェクト内容を1つの画面に表示できることだ。たとえば「リンクカード」と呼ばれる機能を使うと、1つの画面上に複数のタスクを表示させられる。
タスクに関係している方のプロフィール画像も表示されるため、誰が携わっているか分かりやすい。
タスクマネジメントは業務の対応漏れを防いだり、リソースを最大限に活かす方法を見つけたりする上で大事だ。そのため、全てのメンバーが身につけるべき能力だと言っても過言ではない。タスクの管理方法が上手くなれば、仕事を効率的に進められるため役に立つはずだ。
しかしタスクマネジメントは、正しい方法を知らなければ実践できない。実践する方法は以下の通りだ。
ここで意識すべきことは、必要なタスクと不要なタスクを把握することだ。抽出されたタスクの中には、取り組まなくて良いものもある。不要なものを省いて、必要なタスクを効率的にこなせるかがカギだ。その他に、タスクマネジメントでのポイントもあるため紹介する。
これらのポイントを抑えながら進めていくと、タスクマネジメントの能力を上げるのが簡単になる。チームの業務をスピーディーに回すためにも、タスクマネジメントを磨いていただければと思う。
なお、タイムマネジメント研修や生産性向上研修、業務効率化研修などを受講してもらうことも良いだろう。現状の業務の進め方を洗い出した上で、無駄を省いていくような内容だ。本記事を作成したリスキルで研修を提供している。ぜひ参考にしてほしい。
