モチベーションが高い状況を維持するには、会社が適切にモチベーションを管理する必要がある。正しいやり方を知らなければ、モチベーションは下がってしまう。しかし、モチベーションが向上すると、社員の生産性も向上することに加え、離職の防止にもつながる。
そこで今回は、モチベーション管理の概要やメリットを解説しつつ、方法についても紹介する。
モチベーション管理とは、社員のモチベーションを高めたり維持したりする方法を実践しながら管理していくことだ。モチベーションの管理ができないと、職場の士気が下がったり社員のやる気を削いだりする機会が増えて、業務に支障をきたしてしまう。
その結果、業績悪化を引き起こしてしまい会社の運営状況を悪くする恐れがある。社員のモチベーションが下がると、会社にとって悪いことが多く起こるため、モチベーションの管理は必要だ。
モチベーションが下がってしまう理由は様々だ。ここでは3つの理由を紹介する。
「業務内容が面白くない」「やりがいを感じない」というように、業務に魅力を感じない状況に陥ると、仕事をしている自分に嫌気がさしてしまう。その結果、業務に対して消極的になる。すると悪循環が生まれて、モチベーションを下げる原因になってしまう。
疲れが溜まると、業務を上手くこなせなくなる恐れがある。たとえば体力が低下すると、手を動かすスピードが落ちてしまい、業務時間がかかってしまうかもしれない。また精神面の疲労が溜まると、心に余裕がなくなったり情緒不安定になったりして、いつも通り仕事をこなせなくなる。その状況が何度も起こると、業務に取り組むのが嫌になってしまう。結果、モチベーションの低下を引き起こす。
誤った指導方法をすると、部下の成長スピードが遅くなったり、思ったように業務効率を上げられなくなったりする。その状態が何度も起こると、部下は自分の仕事に自信を持てなくなってしまう。最終的には自分が仕事に向いてないと思うようになり、誇りを持てない。そのため、モチベーションの低下につながる。
モチベーション管理のメリットは以下の通りだ。
社員のモチベーションの状況が分かり、下げない方法を見つけやすくなる。結果、社内のモチベーションを維持させやすくなる。長期にわたり、社内のモチベーションを維持したい企業にとって、モチベーション管理は大事だと言える。
モチベーション管理をすれば、社員の気持ちを把握しやすくなる。各社員の気持ちが分かれば、その状況に見合った解決策を立てられる。
仮に仕事に不満を持つ社員であれば「その不満を解消していく」。会社の将来に不安な気持ちを抱える社員であれば「不安を解消する」というように、各社員の対処法を見つけやすい。したがってモチベーション管理は、社員の管理を楽にしてくれる。
社員達のモチベーションを適切に管理すれば、業務効率が上がったり、業務時間が短縮されたりする。それが社員の生産性アップにつながっていく。
社内で生産性が上がれば、別の作業に時間を割ける時間が増える。社内の業務をスムーズに回す意味でも、モチベーション管理は必要だ。
モチベーションには内発的動機づけと外発的動機づけの2種類ある。それぞれの意味は、以下の通りだ。
外発的動機づけは、短期間でモチベーションを上げたいときに使うと効果的だ。たとえば賞与を支給すれば、社員はそれを目標に頑張っていく。また、社員に出世できることを伝えれば、社員は出世を目掛けて頑張ってくれるかもしれない。
しかし外発的動機づけはコストがかかる上、長期にわたって効果が持続するわけではない。さらに内発的動機づけの効果を抑える恐れがあるため、基本的に使わない方が良い。したがって、内発的動機づけに注力すべきだ。
とは言っても内発的動機づけと言っても、様々なパターンがある。内発的動機づけを行うときは、3つの要素を取り入れながら行わなければならない。
主体性とは周囲の考えや意見に左右されずに、自分の価値観を軸に取り組んでいくことだ。主体性がある方は他人に意見を言われても、自分の信念を曲げずに行動できる。
このパターンで動機づけをする場合は、自ら考えるきっかけを与えさせることが大事だ。社員に自ら選択させる業務や、目的や責任感を与えながら業務に取り組ませることがモチベーションの向上につながる。ただし仕事でミスをしたときに、同僚が全て尻拭いすると、内発的動機づけを妨害してしまう。したがって、失敗しても自分で解決する機会を設けることが大事だ。
有能感とは、自分に能力があることを認めている状況のことだ。自分の能力を他の社員と比べず、自分のスキルを肯定できる方は有能感が高いと言える。成功体験を何度も経験させることで、有能感が高くなっていき、モチベーションの向上につながる。
ここでのポイントは、社員が成長しているときは本人に伝えることだ。いくら成功体験を積ませても、社員は成長していることを自覚できない。結果、有能感・モチベーションともに高まらなくなってしまう。したがって、少しずつ業務の難易度を上げたり正当な評価をして今現在の立ち位置を分からせたりして、自覚させることが大事だと言える。
ここでの関係性とは、仕事で関わっている同僚との関係を指す。良好な関係性が築けている方は、関係性が高いと言える。社員に対して上司がサポートしたり、コミュニケーションをとったりすることで、良い関係性を築くことができて、モチベーションのアップにつながる。
ただし関係性を築きたいと思っても、社員に深入りしすぎてはいけない。たとえば社員のプライベートに関与すると、相手は不快感を露わにする恐れがある。すると内発的動機づけが失敗に終わってしまう。モチベーションを下げないためにも、一定の距離感は保った方がいいだろう。
最後にモチベーション管理のポイントを紹介する。
目標設定をしてもらった状態だと、モチベーションの管理が楽になる。目標達成を目指して社員自ら、動いてくれる可能性があるためだ。社員が自発的に動けば、上司が指示する回数も減る。したがって上司の負担も減っていく。
しかし間違った目標設定をしてしまうと、モチベーション管理に支障をきたしてしまう。そのため目標設定をさせるときは、下記のことを意識させた方がいい。
抽象的な内容だと、目標を達成したときの基準が分からなくなってしまう。そのため、具体的な内容にすべきだ。
どこまで達成しているか確認するには、進捗状況が分かる内容にしなければならない。たとえば「仕事のスピードを速くする」という目標であれば、「仕事のスピードを5分短縮させる」と言った形にすれば、進捗状況を把握できる。
目標を設定しても達成できない内容だと、社員はモチベーションを落とす。したがって、全力で臨めば達成できる内容にすることも大事だ。社員のスキルをチェックしながら、目標を決めさせるといい。
目標達成しても、会社に役立たなければ意味がない。たとえば「営業成績を〇%上げる」という目的であれば、会社の売上アップにつながる目標であるため、関連した内容と言える。
目標を考えたものの、一向に行動しない社員もいる。その状況を回避するには、期限を設けて目標達成のために動く社員を増やすのが効果的だ。
ただし期限までの日数が短すぎると、絵に描いた餅状態になってしまう。そのため社員の業務スキルを考慮した上で、期限を設けることが大事だ。
社員とのコミュニケーションがなければ、モチベーション管理は難しくなる。社員の状況を把握するのに、時間がかかってしまうためだ。普段から社員とコミュニケーションをとっていれば社員の心情を理解しやすくなり、モチベーション管理が楽になるだろう。なおコミュニケーションをとる方法は、以下の通りだ。
メンター制度とは、会社の先輩がメンターとなって社員に助言する制度のことだ。基本的に社員と入社年が近く、かつ仕事上で関わることの少ない先輩がメンターとして選ばれる。
なおメンター制度の特徴は、様々な部署の方と話せるチャンスがあることだ。メンターが社内の同僚を紹介してくれれば、仕事で関わらない方と話せるかもしれない。様々な同僚とつながっている分、メンター制度が終わった後も孤立感を感じずに働けるはずだ。
定期的に面談を行って、コミュニケーションをとるのも効果的だ。1対1の面談もあれば、数人で面談をするケースもある。状況によって使い分けるといいだろう。
社員達が複数で集まり、ランチ会をするのもコミュニケーションをとる手段として効果的だ。飲み会と比べると費用を抑えやすい。アルコールが苦手な社員も気軽に参加できるため、多くの社員に参加してもらいたいときに最適だ。なかには、ランチ会の費用を負担する会社もあるようだ。
モチベーション管理システムを導入して、効率的に管理するのもポイントだ。選ぶポイントは以下の通りだ。
モチベーション管理システムと言っても、搭載されている機能は異なる。機能が多くても、社内で使わなければ意味がない。したがって、必要な機能が搭載されているものを選ぶべきだ。
システムの使い勝手が悪いと、運用するのは難しい。そのため、社員が操作しやすいシステムを選んだ方がいい。
モチベーションを維持するために、上司や周囲の人が行うことを紹介してきた。しかし、内発的動機づけを最も高めるためには「本人による考え方や行動が変化すること」が重要だ。そのためにモチベーション研修やモチベーションアップ研修を受けてもらうことは良い手段と言える。
自身の今までを振り返った上で、「どのような時にモチベーションが高くなったと感じたか」を洗い出す。そここそが自身の内発的動機づけを高めるきっかけであることを理解した上で、どのようにコントロールしていくかを確認する内容だ。ぜひ参考にしてほしい。
モチベーション管理の状況によって、社内の状況は変わる。モチベーションが上がれば、職場の士気が高まったり、社内業務の生産性が上がったりして会社に利益をもたらす。逆にモチベーションが下がると、会社の業績を悪くしてしまう恐れがある。したがって、モチベーション管理の正しい方法を知っておくことは大事だ。
ちなみにモチベーション管理のときは、内発的動機づけに力を入れた方がいい。長期にわたって効果が期待できるためだ。外発的動機づけと比べて、コストパフォーマンスが高く使い勝手もいい。なお内発的動機づけの際は、以下のことを意識して行う。
上記の3つを意識すれば、効率的にモチベーション管理ができるだろう。その他に、モチベーション管理のポイントもあるため紹介する。
これらのポイントを抑えると、モチベーション管理の質も良くなっていくはずだ。社員達のモチベーションを上げようと思っても、勢いだけでは効果は出ない。どこに時間を割きながら、やる気を高めるか考えることが重要だ。積極的に働く社員を増やすためにも、モチベーション管理に力を入れていただきたいと思う。
