全ての会社員が出社して働く時代は終わった。現代では「テレワーク」と呼ばれる働き方が広まり、職場へ行かずに仕事をする方も増えた。しかしテレワークの導入前には、やるべきことがたくさんある。やるべきことが多くあるとはわかっていても実際に、何を行えば良いのかわからないという人も少なくはないだろう。
そこで、本記事ではテレワークの概要を紹介しつつ事前準備の内容や、実施にあたってのポイントを解説する。
テレワークとは「tele」と「work」を掛け合わせてできた造語だ。会社以外で働くことを指しており、情報技術の発達によってテレワークで対応できる業務が増えた。最近では、ほとんどの業務をオンライン上でこなす企業も存在する。しかし、ひと口にテレワークと言っても様々な形態があるため、使い分けることが大事だ。ここでは代表的な形態を3種類紹介する。
自宅で働くことを在宅勤務と呼ぶ。メリットは、育児や家事などで外出できなくても働けることだ。外出しなくて良いため、子育て中の社員も仕事を続けやすい。その他に、出退勤時の電車やバスの時間を気にしなくて良いのも強みだ。
サテライトオフィスとは、会社から離れた場所に設置されたオフィスを指す。たとえば東京都に本社を構えている企業が、山梨県にオフィスを構えるイメージだ。サテライトオフィスの新設に伴い、引っ越す社員もいるようだ。
ちなみにサテライトオフィスは、会社が建物を買って開設するケースもあれば、コワーキングスペースのテナントとして入る場合もある。
モバイルワークとは、場所や時間の制限がない環境で働くことだ。カフェや電車内など、様々な場所が仕事場になる。勤務時間に縛りがない社員や、移動が多い営業職に適している。
テレワークが広まったのには理由がある。ここでは3つの理由を紹介する。
働き方改革とは、柔軟に働ける状況をつくっていく改革のことだ。国や自治体もテレワークの普及に力を入れている。新たな働き方の1つとしてテレワークがPRされた結果、注目された。
感染症の対策や災害によって、出社できなくなる場合もある。仮にテレワークが根付いていない状況で出社できなくなると、業務をこなせなくなる。その結果、全ての事業がストップしてしまい、倒産の確率が上がってしまう。
しかしテレワークを導入しておけば、出勤停止を命じられても自宅で働けるため、事業がストップしない。よって、倒産のリスクを抑えられる。これもテレワークが注目された理由だ。
テレワークのメリットは以下の通りだ。
出勤する社員が減れば広いオフィスが必要なくなるため、賃料を抑えられる。さらに社内の電気や水道の使用量が減るため、水道光熱費も浮く。このようにテレワークを導入すれば、様々なコストを削減できる。ランニングコストを抑えたい企業は、テレワークを検討すべきだ。
通信環境とパソコンがあれば、どこでも働ける。そのため、居住地に関係なく採用ができる。採用時のハードルが下がるため多様な人材の雇用に役立つ。
人材の多様化が進めば、社内に様々な価値観が生まれていく。したがって、職場に新しい風を吹き込むのに役立つ。
たとえばオンライン上でミーティングを行えば、会議室の予約が不要になる。また面談の場合、Web上で行えば面談先へ出向かなくて良い。テレワークの導入で事務作業が簡略化されるため、生産性向上や業務の効率化が期待できる。
テレワークでは、周りに同僚や上司がいない。自分で考えながら仕事を進める機会が増え、自発的に仕事を進める習慣がつく。結果、社員の積極性アップも期待できる。
出社しなくて良いため、往復の通勤時間の削減が期待できる。時間の有効活用ができるため、自身の成長に時間を注ぎたい社員にとっても最適だ。
テレワーク導入前は、様々なことを準備しなければならない。ここでは、導入前に必要なことを紹介する。
ルールを設定せずにテレワークを始めると、チームの中にまとまりができない。自分勝手な行動をとらせないためにも、ルールはつくるべきだ。ちなみにルールを考えるときは、以下のことを意識すると良い。
ルールをしっかりと運用するには、全社員に分かるルールにすることが大切だ。作った本人にしか分からないルールでは、機能を果たさない。難しい言葉を控えたり、一文を短くしたりなど、工夫しながらルールをつくることが大事だ。
業務に支障をきたすルールをつくってはいけない。社員達が動きやすいように、様々なシチュエーションを想定した上でルールを決めるべきだ。
ルールをつくっても、社員が知らない状況では意味がない。したがって、全社員にルールを周知することも大事だ。ミーティングの開催や社内システム上での通知、ルールが載った資料の配布など、様々な方法がある。
テレワークで対応できる業務を洗い出していく。洗い出し方が大雑把だと、テレワークが始まったときにトラブルが起こりやすくなる。そのため、細かく洗い出した方が良い。その他に、テレワークで対応できない業務の処理方法を考えるのも忘れてはならない。
テレワークの実施にあたり、コミュニケーションツールの導入もしなければならない。社員間で連絡をとれないと、業務効率が下がってしまうからだ。
通話やチャット、ファイル添付や画像の共有などが全てオンライン上でできるツールもあるため、費用対効果を考えながら選ぶといいだろう。
通信環境が整っていないと、テレワークが始まっても仕事を進められなくなる。よって、全社員の通信環境をチェックすることも大事だ。通信環境を確認するときは、以下の項目を見ておくと良い。
通信速度が遅いと作業時間が長くなり、仕事のスピードが落ちてしまう。スピード感を持って仕事を進める意味で、通信速度のチェックは大事だ。
仮に通信が安定しない状態でWeb会議を行うと、画面がフリーズしてしまうかもしれない。流れを止めることになり、参加者に迷惑をかけてしまう。それを防ぐためにも、通信が安定しているか確認すべきだ。
カスタマーサービスの質が低いと、不具合が起こったときの対応が遅く、業務に支障をきたす。迅速な対応をしてもらうためにも、カスタマーサービスの質が高い所を選ぶことが大事だ。
社内情報が漏れないように、セキュリティ対策も忘れてはいけない。しかし社員にセキュリティ対策を任せても、何をチェックすべきか分からないことがある。
そこで大事になるのが「ガイドライン」の策定だ。ガイドラインの内容に沿って作業をさせれば、セキュリティに関しての知識がなくても、作業を進めやすくなる。ちなみにセキュリティ対策の一例として、以下のものがある。
セキュリティソフトのインストールは、外部からの不正アクセスやコンピュータウイルスの侵入を防ぐのに効果的だ。法人用のプランを利用すれば、全社員に同じセキュリティソフトをインストールさせられる。
情報管理の徹底もセキュリティ対策の一環だ。「パソコンのデータを抜き取られない」「データの入ったUSBメモリーを紛失しない」「他の場所に情報を流さない」などが該当する。
社内情報が外部に漏れると他の企業に真似されてしまい、大損失を被る場合がある。そのため、情報の取り扱い方についても周知すべきだ。
シェアオフィスなどを使用する場合には、このような注意点を守れるような施設かどうか確認しておくことも必要だろう。
※参考：シェアオフィスとは？シェアオフィスの機能やメリット、選び方などを解説
テレワークを実施するときもポイントがあるため紹介する。
テレワークになって、時間に対する意識が薄れてしまう社員もいる。時間を意識しながら働く習慣をつくれば、その状況は解消される。
なお社員に時間を意識してほしいときは、以下のことに力を入れるといい。
タイムマネジメント力とは、時間を管理する能力のことだ。社員達のタイムマネジメント力が上がれば、自然と時間への意識も高まるだろう。
定期的に進捗確認を行えば、与えられた時間内でどのくらいの作業ができたか考える機会を与えられる。自分の作業を見直す習慣ができるため、自然と時間への意識が高まっていく。
QCDとは「品質、コスト、納期」を表した言葉だ。高品質・低コスト・納期厳守を意識し、社員1人あたりの生産性を高めるための取り組みを行うと良い。QCDの状況が分かれば、テレワークで見直すべき箇所を見つけやすくなるため便利だ。
テレワークではメンバー達の状況が分かりづらい。放っておくと、分からないことを放置したり、仕事をサボったりする環境ができてしまう恐れがある。その状況をつくらないためには、社員間のコミュニケーションが必須だ。たとえば、このような場を設けるとコミュニケーションがとれやすくなる。
チームミーティングや1対1の面談などを定期的に入れておけば、コミュニケーションの頻度が増える。チームで抱えている問題がないか確かめる場にもなる。
仕事に関する話題ばかりだと、社員達が疲れてしまう恐れがある。社内勤務よりもテレワークの方が、疲れが溜まりやすいと感じる社員もいる。オンとオフの切り替えにつながるため、雑談は大事にした方がいい。
場合によっては、雑談をきっかけにイノベーションが起こる場合もあるため、定期的に設けるべきだ。
今までは出社して働くのが当たり前だったが、現代では様々なテクノロジーが発達している。その環境を活用して、テレワークを推進する企業も現れだした。国や自治体でもテレワークを推進しているため、今後もこの流れは止まらないと思われる。ちなみにテレワークを導入すると、このようなメリットがある。
社員だけではなく会社も恩恵を受けられるため、テレワークは行った方がいい。しかし、勢いに任せてテレワークを開始すると失敗に終わってしまう。そのため、テレワーク導入前の準備を忘れてはならない。
1つでも欠如してしまうと、テレワークを始めた後も何度もトラブルに巻き込まれてしまう。それを防ぐためにも、準備に時間を割くべきだ。その他に、テレワーク開始後のポイントもあるため紹介する。
これらのポイントを抑えるだけでも、テレワークがスムーズになるはずだ。導入直後は、使い勝手が分からずに戸惑うかもしれない。しかしテレワークに慣れると、出社するよりも仕事が楽になる。時代の波に乗った働き方を取り入れるためにも、テレワークを推進していただきたいと思う。
