事業で成果を挙げられずに困っている企業もあるだろう。その場合は「生産性向上」を目指すといい。生産性向上を実現させれば、作業効率が上がるため成果を挙げやすくなる。生産性向上を実現させる上で大切なのが施策だ。効果のある施策を実行しなければ失敗してしまう。
本記事では、生産性向上の概要・目的を紹介しながら、施策の内容を紹介する。
生産性向上とは、社内の資源（ヒト・モノ・カネ・情報など）を投入して、社内の生産性を上げることだ。基本的に「インプット÷アウトプット」の数値が増えれば、生産性向上に成功したと言える。
生産性向上の成功例としては「１製品当たりのコストを抑えられた」「同じ人員・時間で多くの作業ができた」などが該当する。自社の売上や利益アップを目指す上で、生産性向上は欠かせない。
生産性向上とは、社内の資源をもとに、今までよりも良い成果を挙げることだ。
業務効率化とは、ムリ・ムラ・ムダを省く行動を指す。生産性向上をするための手段の一つとして業務効率化があるといったイメージだ。
生産性向上では業務効率化も含めて様々な取り組みを行っていく、大きなくくりだと認識してほしい。
ここからは、生産性向上の目的を紹介していく。
生産性が上がれば今までと同じ資源で、自社の財政状態や経営成績を良くするきっかけをつくれる。結果、会社の力が強くなっていく。
会社の力が強くなれば市場での認知度が広がり、大口の取引先がつくかもしれない。そのため、自社に有利な状況でビジネスを進めやすくなる。
生産性向上に成功すれば、無駄な出費が減る。そのためコスト削減に役立つ。浮いた費用を別のことに回せるため、お金の使い道が広がる。
生産性が向上すれば、今までよりも少ない人数で同じ成果を挙げられる。そのため、人手不足の解消に役立つ。
人手不足の解消が実現すれば、採用活動の頻度や新人教育に割く時間を減らせる。結果、人事や指導者の負担を小さくできる。
生産性向上は、従業員の残業を減らすのに役立つ。残業が減ればプライベートの時間が増える。それがワークライフバランスの向上を実現させる。
ひと口に生産性向上と言っても、さまざまな方法がある。ここでは、生産性向上の施策を紹介する。
業務を洗い出して無駄を探す理由は、無駄な業務を取り除くためだ。作業に追われていると、無駄な業務があっても分からない。無駄な業務に時間を費やしていると、他の作業に時間を割けなくなる。その状態をつくらないためにも、無駄を探すべきだ。ちなみに業務の洗い出しでは、以下のことを意識するといい。
時系列に沿って洗い出す理由は、全ての業務を抽出するためだ。思いついたものから洗い出す行為は、抜け漏れの原因になる。それを防ぐためにも、時系列に沿って洗い出した方がいい。
細かく洗い出す理由は、何の業務を行っているか明確にするためだ。たとえば「会計業務」と大ざっぱに洗い出しても、どんな業務を行っているのかイメージできない。ネックとなっているタスクも分からないため、内容としては不十分だ。
しかし「仕訳の入力・入出金作業・債権債務の消込作業」というように、細かく洗い出せば作業内容が具体的に分かる。どのタスクにメスを入れるべきかイメージしやすいため、効率的に生産性向上を進められる。
メンバーが同じでも、人員配置を変えるだけで生産性向上につながる場合もある。従業員の向き不向きや、社内業務の状況を分析しながら人員配置を変えるといい。ちなみに人員配置を変えるときは、以下のことに取り組むことが大事だ。
人員配置を決めるときは、関係する従業員のデータを全て集めた方がいい。スキルや能力・経験値などを集めれば、配置箇所をイメージしやすくなる。
社内の目標を達成するための人員配置にすべき理由は、会社の目標達成に近づくためだ。チームでの目標が達成できても、会社の目標達成まで遠ざかるのは良くない。なぜなら、他の従業員の負担を増やすことになるからだ。
会社の目標を無視した人員配置は、他部署の負担を増やす恐れがある。その状態をつくらないためにも、社内の目標を達成するための人員配置にすべきだ。
人員配置を決める際にシミュレーションを行う理由は、人員配置が本当に良いものか判断するためだ。肌感覚のみで人員配置を変えると、成果が落ちてしまう恐れがある。自分を過信しないためにも必要だ。
アウトソーシングとは、業務の一部分を外部委託することだ。アウトソーシングを活用すれば従業員の業務量は減るため、時間が浮く。浮いた時間を別の作業に回すことで、生産性向上につながる。ちなみにアウトソーシングを活用する際は、以下のことに気を付けるといい。
アウトソーシングを利用したときに、業務上のトラブルが発生する場合もある。そのときに責任の所在が曖昧だと、解決までに時間がかかってしまう。
しかし責任の所在が明確になれば、どちらに落ち度があるか分かるため解決策を立てやすい。委託先の業務をスムーズに進める上で大事だ。
外部委託に発注後、情報漏洩によって多大な被害を受けることもある。それを防ぐには、情報漏洩のリスク管理も重要だ。
「外部に漏れると危険な情報をアウトソーシング先に伝えない」「情報漏洩が起こらない体制で作業をさせる」など、さまざまな方法で管理ができる。情報漏洩が公になると、企業ブランドのイメージが悪くなり顧客からの信用をなくす。自社が不利益を被らないためにも、リスク管理は徹底すべきだ。
人件費を抑えるためにアウトソーシングを利用するケースも多い。しかし費用が高い業者へアウトソーシングすると、内部で処理するよりも費用が高くなる。生産性が上がっても、会社の財政状態が悪化しては意味がない。したがって依頼する際は、コストを考えた方がいい。
アウトソーシングにかけられる予算を抽出したり、数社のアウトソーシング業者から見積もりをとって比較したりすることが大事だ。
生産性向上を目的とした、ツールを活用するのもいいだろう。作業を自動化したり、精度の高い作業をしてくれたりなど、さまざまな効果が期待できる。それが生産性向上を生み出す。ちなみにツールを選ぶときは、以下の視点を見ながら判断するといい。
いくら性能が良くても、使い勝手が悪いツールだと作業に時間がかかる。他の業務に支障をきたさないためにも、ツールの使い勝手は確認すべきだ。
品質の高いツールでも、システムとの相性が悪いと作動しなくなったり、他の業務が止まったりする恐れがある。システムエラーを起こさない上で重要だ。
コストパフォーマンスが高いツールを選ぶ理由は、値段の安さのみでツールを選ばないためだ。ツールの値段が安くても、コストパフォーマンスが低ければ使い物にはならない。逆に高価格でも、コストパフォーマンスが高ければ使い物になる。
導入による売上・利益の上昇額を算出することで、コストパフォーマンスの高いツールが分かるはずだ。
従業員のエンゲージメントを向上させる理由は、仕事のパフォーマンスを発揮しやすい状況をつくるためだ。会社に忠誠心を持つ従業員が増えれば、社内の士気が高まる。それに伴い仕事の質も高まるため、生産性向上が期待できる。
ちなみに従業員のエンゲージメント向上では、以下のことに力を入れるといい。
従業員間のコミュニケーションを活性化させると、信頼関係を構築できる。従業員たちは居心地が良くなり、今の職場で働き続けたい気持ちが生まれる。結果、エンゲージメントの向上に役立つ。社員たちで話す時間をつくったり、懇親会やイベントなど交流の場を設けたりすることで活性化できる。
人事評価制度の改良も効果的だ。どの従業員にもチャンスのある人事評価制度にすれば、希望を持って働く従業員が増える。従業員たちのやる気が出る分、エンゲージメントの向上が期待できる。ちなみに人事評価制度の改良では、以下のことを意識すると良い。
現場の声を聞いてから決める理由は、無茶な基準で評価を決めないためだ。高評価を得るためのハードルが高いと、従業員たちのやる気が削がれ、エンゲージメントの低下を招く。イキイキとした状態で働ける環境をつくる上で大事だ。
実力主義とは、従業員の出来栄えによって評価される制度のことだ。社歴によって評価が決まるわけではないため、新入社員や若手社員にも良い評価を得られるチャンスが与えられる。
多くの従業員にチャンスが与えられれば、自然と社内の士気が高まっていく。結果、エンゲージメントの向上に役立つ。
朝から働くのが好きな従業員もいれば、昼からの勤務が好きな従業員もいる。また、職場で働くのが好きな人もいれば、テレワークが向いている人もいる。このように、人によって適した働き方は違う。
いくつかの働き方を用意すれば、各従業員が自分に合った仕事のスタイルを選べる。会社に対して満足する従業員が増えるため、エンゲージメントの向上に役立つ。
生産性向上の施策を掲げる際は注意点がある。最後に注意点を2つ紹介する。
過度なマルチタスク化は、生産性を下げる。なぜなら、集中力がなくなる恐れがあるからだ。作業数が多いと全ての作業が中途半端となり、作業が滞る原因となる。
施策をとっても、長時間労働の状態だと意味がない。なぜなら、従業員のパフォーマンスが落ちるからだ。長時間労働を続けると身体と頭がついていかなくなり、生産性低下を招いてしまう。
長時間労働につながる施策は、悪い結果を生み出す。よって、従業員の負担とならないような施策を講じるべきだ。
昨日まで行っていた業務の流れを急に変える、ということは抵抗を生む可能性も高い。そのため、チーム全員で生産性向上研修や業務改善研修などを受講し「今の業務の進め方を改善する必要がある」という認識を持ってもらうことが理想だ。
また、一部が研修を参加し施策を実行する際には、研修に参加していない方にも同じ認識を持ってもらうよう、情報を共通し、足並みを揃えてから実施することが良いだろう。
業務の進め方が勝手に変えられて良い気持ちをする人は少ない。より良いことを実行していくためには、チーム全体の理解を得た上で実行することが良いだろう。
生産性が向上すれば今までと同じ資源で、より多くの成果を挙げたり、従業員の負担が軽くなったりする。会社の業績向上にもつながるため、積極的に生産性向上の施策は講じるべきだ。ちなみに生産性向上の施策として、下記の内容がある。
これらの取り組みを行えば、生産性向上を実現するのも楽になるはずだ。ただし、施策を講じるときには注意点もある。
上記の内容を無視すると、生産性向上の施策が裏目に出てしまう。結果、生産性向上のためにかけた時間・コストが無駄になる。その状態をつくらないためにも、従業員のことを考えながら、生産性向上の施策を講じていただきたい。
