給与やボーナス、役職を決める上で大事になってくるのが人事評価だ。人事評価の内容で、従業員の処遇が決まっていく。
とくに、はじめて人事評価をつけるとき社員の場合、評価をしたことがないため評価エラーが起こる恐れがある。本記事では、はじめての人事評価をつけさせるときのコツを中心に紹介していく。
人事評価とは従業員の成果や会社の業績などをもとに、評価することだ。人事評価の内容は、報酬や人材育成の仕方を決めるときの参考資料になる。従業員の処遇を決めるときの指標として使われるため重要だ。
適当に人事評価をつけると、従業員が公平に評価されなくなる。そのため、人事評価は慎重に行わなくてはならない。
人事評価には、さまざまな種類がある。ここでは評価の種類を解説していく。
業績評価とは、会社の売上や利益への貢献度を基に評価することだ。個人単位での貢献度だけではなく、チーム・事業部単位の貢献度もチェックしていく。売上や利益に対しての貢献度が高いと認められれば高評価を得られる。
能力評価とは、従業員の能力をもとに評価することだ。業務で必要なスキルや能力を、どのくらい身につけたかによって評価内容が決まる。スキルや能力を身につけていると判断されると高評価を得やすい。
行動評価とは、従業員の行動をもとに評価することだ。成果を挙げるための行動をとれたかをチェックする。成果を挙げるための行動をとった従業員は、高評価を得やすい。
役割評価とは、社内での役割や等級をもとに評価することだ。従業員の役割や等級をベースに評価を決める。社内での役割が大きかったり、等級が高かったりする従業員であるほど、良い評価を得やすいだろう。
人事評価をするときは、いくつかの視点が必要だ。ここでは、どのような視点があるか紹介していく。
公平性とは、どの従業員であっても同じ基準で評価することだ。たとえば、従業員によって評価基準を変えるのはフェアではない。したがって、公平性に欠けた評価だといえる。評価内容に対して不平等だと感じさせないためにも、公平性は意識すべきだ。
客観性とは、誰が評価者になっても公平な評価をすることだ。評価者によって評価基準が変わってしまうと、仕事のやり方を変えないと高評価を得られなくなる。
評価者が変わるたびに仕事のやり方を変える状態が生まれると、従業員たちは混乱してしまい、業務の効率性が落ちる。評価者が変わっても、今まで通り働ける体制をつくるためにも、客観性を大事にした方がいい。
透明性とは、評価時の基準やルールを全従業員に分かる状態にすることだ。社内で評価基準が共有されていない状況で評価を行う体制ができると、ルールが明確に設定されているのか、従業員から疑われる原因になってしまう。
疑いの目を持たれると、評価内容に対して納得してくれる従業員が減るかもしれない。誰に対しても同じ基準で評価していることをアピールするためにも、透明性も必要といえる。
納得性とは、従業員が納得できる状況で評価していくことだ。会社の都合のみで人事評価をすると、従業員から不満の声が漏れる原因となる。
これを解消するには、多くの従業員に納得してもらうことが大事だ。したがって、納得性の視点も忘れてはいけない。
はじめて人事評価をする場合も、いくつかのポイントを抑えることができれば、精度の高い評価をすることが可能だ。ここからは、人事評価時のポイントを紹介していく。
従業員の好き嫌いで、評価をつけてはいけない。なぜなら公平性を担保する必要があるからだ。
好き嫌いで評価をすると、評価者と仲の良い従業員ばかり高評価を得られる状態ができて、実力のある人材が低評価になってしまう恐れがある。結果、優秀な従業員が不快に感じてしまい、別の企業に転職するかもしれない。
優秀な人材に働き続けてもらうには、会社に貢献できている従業員には良い評価を与えることが大事だ。よって、好き嫌いで評価をつけるべきではない。ちなみに好き嫌いで評価をつけないためには、以下のことを押さえるといいだろう。
他の人と比べる相対評価ではなく、絶対評価を意識すると、好き嫌いで評価を付けることが減るはずだ。相手の成果を基準に評価させれば、好き嫌いで評価をつけずに済むだろう。
多面的に評価すれば、相手のことが嫌いだとしても良い箇所が見つかりやすくなる。結果、仕事ができる従業員に不当な評価を付けづらくなる。
好き嫌いによって評価の質が下がるのであれば、評価者を変えるのも手だ。たとえば、部下との信頼関係が築けていて、中立的な立場で評価をつけられる人に変えれば、好き嫌いによる評価差をなくせるだろう。
会社の基準に沿って評価を付けると、中立的な立場で人事評価しやすくなる。客観性を担保させる上で大事だ。なお会社の基準に沿って評価を付けるには、以下のことを行うといい。
評価者としての経験値を増やせば、評価者としてどのようなことを意識して、評価すべきか分かってくる。結果、主観で評価することが減り、会社の基準に沿った評価ができるようになるだろう。
評価者向けの研修を実施して、会社が設けている評価基準を理解させるのも効果的だ。研修で会社の評価基準について教える機会を設ければ、評価者が自分の感情に任せて評価をしていく状態を防ぎやすくなる。
会社側から評価者に社内の評価基準を詳しく伝えないと、理解できないケースもある。評価者の基準を最低限統一させるためにも、評価者向けの研修は必要だ。
評価時のルールを全従業員に分かるようにするのも重要だといえる。ルールが明確になれば、何に力を入れながら仕事をすべきか従業員は把握しやすい。
さらに評価者が、ルールに基づいて評価しているかチェック機能としても役立つ。結果、人事評価の透明性が担保されやすくなる。ちなみに、ルールを明確にさせるには以下のことを心掛けると良い。
評価基準に具体性を持たせると、評価時のルールが明確になって評価の透明性が担保されやすくなる。評価基準が抽象的だと評価時のルールが分かりづらい。
結果、従業員は不透明さを感じる。全従業員がルールを理解できる状態をつくるためにも、具体性を持たせた方がいい。
評価時のルールが変わるケースもある。そのときは、従業員に共有させることも大事だ。理由は良い評価を得るチャンスを奪わないためだ。
仮にルール変更を伝えなかった場合、従業員は旧ルールのままで仕事を進めてしまう恐れがある。社内に新しいルールが広がらなくなり、社内の意識を変えるのが難しくなるかもしれない。
新体制への移行をスムーズに行うためにも、ルールを変更するたびに従業員へ共有するのは大事だといえる。
相手に理解してもらうためのフィードバックをさせる理由は、理不尽な内容にならない状況をつくるためだ。フィードバックは相手に理解してもらわないと、伝える意味がない。理解してもらうことで、納得性のある人事評価を実現できる。
ちなみにフィードバックで相手に理解してもらうには、以下のポイントを抑えると良い。
フィードバック時の順序を意識すべき理由は、伝える順番によって相手の捉え方が変わるからだ。
たとえば「褒める→改善点を伝える→褒める」パターンでフィードバックをする「サンドイッチ型」を採用した方がいいケースもあれば、相手の状況や行動を説明した後に、フィードバックする「SBI型」を採用した方がいい場合もある。
ちなみにフィードバックのパターンは伝える内容や、相手の性格によって変わるため使い分けが大事だ。
事実に基づいて行う理由は、フィードバックの質を下げないためだ。主観が入ると事実を無視したフィードバックになってしまう恐れがある。聞いている側は、フィードバックの内容に納得できない状況が生まれるかもしれない。
しかし事実に基づいてフィードバックを行えば、データをもとに伝えているため納得性の高いフィードバックとなる。
普段から信頼関係を築いた方がいい理由は、フィードバックの内容を素直に受け入れてもらうためだ。仮に真っ当な内容を伝えても、信頼関係が築けてなかった場合、聞き入れてもらえない恐れがある。
しかし信頼関係が築けていれば、相手の言うことを素直に受け入れてくれる可能性が高い。結果、スムーズにフィードバックを進めやすくなる。
また、評価者自身の言葉で伝えることも重要だ。自身の言葉で伝える人は、信頼されやすい。
※参考：人事評価の評価者が知っておくべきこと
最後に人事評価をさせるときの注意点を紹介していく。
プロセスの内容を人事評価に反映させる理由は、成果物だけで従業員を評価するとマズいケースがあるからだ。
たとえば成果を挙げている社員でも、他のメンバーの妨害をして社内全体の生産性を下げていた場合、会社にとって損失を与えていると判断できる。会社に被害を与えているのに高評価を得ている従業員が多いと、被害を被ってしまう従業員が去るかもしれない。よって、プロセスの内容も人事評価に反映させることが大事だ。
個人のバイアスに陥らないように評価するのも大切だといえるだろう。思い込みがあると、間違った評価を付ける恐れがあるからだ。それが理由で、従業員に不当な評価をしてはいけない。
評価者である以上、中立的な立場での評価が求められる。したがって、バイアスに陥らないように評価をつけるべきだ。なおバイアスによる評価エラーを防ぐには、以下のことを心掛けるといい。
誰にでもバイアスに陥る可能性があることを評価者が認識すれば、その結果、評価エラーの予防につながり、精度の高い人事評価を実現しやすくなる。
人事評価が終わった後に、別の評価者に確認させるのも効果的だ。別の評価者が確認する体制をつくれば、バイアスに陥ってないか見つけやすくなる。
会社によっては、複数の評価者に採点させて、評価エラーの予防に力を入れているケースもあるようだ。
はじめての人事評価をする人向けに、人事評価時に必要な視点や精度の高い評価をするためのポイントなどを紹介した。人事評価時は、以下の視点が必要となる。
上記4つの項目において、すべてクリアしていることが良い人事評価の条件だ。これを実現させるには、以下のことを意識しながら人事評価をつけることが重要といえる。
上記のことを行うと、4つの視点を満たした人事評価となって、精度の高いスコアを付けやすくなるだろう。
これらを評価者研修などを受けさせることで、評価者側に学びの機会を与えることもおすすめだ。従業員たちが公平な評価を得られる仕組みをつくるためにも、人事評価の仕方に力を入れていただきたい。
なお、専任の人事担当者を設けていない場合や、人事領域の知識を持つ人材の欠如などの課題を持っている場合、人事評価コンサルティング会社に外注するという選択肢もある。適当に実施してはいけない大事な人事評価だからこそ、プロに委託するということも視野に入れて慎重に行うべきである。
人事評価制度コンサルティングサービスを提供している 「株式会社プロジェクトHRソリューションズ」にて、コンサル会社の比較情報についてまとめられている。
参考：人事評価コンサルティング会社15選！サービス内容、費用などを徹底比較
