新入社員受け入れの成功は、企業の将来に影響を与える重要な課題です。新入社員がスムーズに職場に馴染むためには、その受け入れ準備が欠かせません。
特に人事担当者にとっては、多岐にわたる準備が求められます。例年通りの準備に加えて、次年度の新入社員ならではの対応も必要になってくるでしょう。
本記事では、人事担当者が新入社員の受け入れを成功させるための具体的な準備と秘訣を紹介していきます。新入社員が早期に馴染み、企業と共に成長できる環境を整えるためにぜひ参考にしてみてください。
目次
新入社員を受け入れる際、企業や人事側として準備しておきたいことは主に以下の通りです。業種や企業によって以下に追加される項目もありますが、主に準備しておきたいものについて記事内で解説していきます。
新入社員研修を準備することは、この後説明する入社式準備と同程度に重要です。
新入社員を効果的に育成するためには、徹底した研修と教育の計画が欠かせません。企業が適切な準備を行うことで、新入社員は迅速に職場に馴染み、即戦力として活躍できるようになります。研修や教育の準備には、目的や計画の明確化から始まり、各種ツールやリソースの事前準備が必要です。組織におけるオンボーディングプロセスを把握し、成果を上げるための最適なプランを立てましょう。
成功する新入社員研修のコツについてはこちらの記事もご確認ください：2025年度向け：成功する新入社員研修のコツ【研修目的・カリキュラム】
入社式の準備も、できるだけ早めに行っておきたいものです。企業ごとに毎年の準備方法があると思いますが、漏れなく行うために必要な項目は以下の通りです。
入社式の日時、場所（貸し会議室・ホテルやホールなど）を決定します。日時や場所は年単位で予約をしている場合が多いものですが、もし準備ができていない場合はここからはじめます。
入社式後に社内全体での方針を午後から共有するという場合もあります。また、終了後に懇親会や立食パーティをする場合などはあわせて確認し、手配をしましょう。
入社式の進行プログラム案を作成します。例年同じような流れの場合が多いですが、その年度ならではの表彰や発表などがないかを事前に確認しておきます。
社内・社外問わず、司会者を立てる場合が多いため、早めに手配し打診しておきましょう。人事部内にて持ち回りで実施する場合も、初めて担当する方にはサポートを付けるなどの対応が推奨です。
新入社員が定着するためには、配属先にも受け入れ体制を整えてもらう必要があります。
入社式から4月一週目までは人事部が新入社員を管理し、二週目移行に配属になることを伝えておくなど、いつから新人が配属し人事部はどこまで管理をしておくかを伝えておくことが推奨です。
配属先としては、新入社員だけではなく中途採用者や新しい業務分担などで忙しくしている場合が多いものです。あらかじめ伝えておくことが良いしょう。なお、共有が早すぎると忘れてしまう場合もありますので、3月や配属直前などに随時リマインドで連絡をすることも良いでしょう。
新入社員の迅速な適応と業務遂行のために、オンボーディングプロセスを事前に把握しておくことが重要です。オンボーディングプロセスを理解していると、新入社員がスムーズに業務に取り組むことができ、ストレスや混乱を軽減することができます。
これにより、新入社員のパフォーマンスが早期に向上します。（例：オフィスツアーやチーム紹介のプランを立てておくなど）」これにより、新入社員は早期に環境に慣れ、自信を持って仕事を始めることができます。
快適な職場環境と必要な備品の準備は、新入社員がスムーズに業務を開始するために重要です。入社初日から快適な環境が整っていることで、新入社員の不安やストレスを軽減し、直ちに業務に集中することができます。例えば、デスクや椅子、パソコン、文房具などの基本的なオフィス用品を予め準備します。
また、業務に必要なソフトウェアを事前にインストールしておくことも欠かせません。快適な職場環境と適切な備品を提供することで、新入社員の業務効率が向上し、早期に組織の一員としての役割を果たせるようになります。これは、新入社員が自信を持って業務に取り組むための土台を築くためにも大切です。彼らが快適に働ける環境が整っていることで、チーム全体の生産性も向上し、企業全体のパフォーマンスに良い影響を与えるでしょう。
入社前の内定者時代にどのようなフォローアップをするのかと、入社～1年後までのフォローアップも考えておくと良いでしょう。例えば、6月にフォローアップ研修を実施し、部署側には上司との1on1ミーティングを実施してもらう（例：ミーティング内容は人事に報告してもらう）の仕組み作りを準備しておくなどです。
入社後に新入社員が定着し、本人が活躍していくためには周囲のフォローアップが必須です。場当たり的になったり、部署任せにならないようにある程度準備をしておきます。
新入社員が相談しやすい環境を整えることは非常に重要です。新入社員は職場に対する不安や疑問が多く、適切なサポートがないとストレスを感じやすいです。また、相談しやすい環境は問題の早期解決にもつながり、業務効率を向上させます。
例えば、定期的に1対1の面談を設けることで、新入社員の悩みや疑問を逐一チェックできます。新入社員のストレスを軽減し、早期の問題解決を図るために、相談しやすい環境を整備しましょう。
新入社員が円滑に業務を始めるために、各種書類の準備が重要です。必要な書類が揃っていないと手続きが滞り、新入社員がストレスを感じる原因となります。（例：雇用契約書、源泉徴収票、健康診断書など）法的トラブルや健康管理上の問題を避けるためにも、事前に各種書類を完備し、新入社員がスムーズにスタートできる環境を整えましょう。
新入社員の受け入れ時には、事前にしっかりとした準備リストを作成することが重要です。事前に必要な準備を明確にし、その進捗を確認することで、受け入れにおける問題を未然に防ぐことができるからです。例えば、IT機器の配布、業務用メールアカウントの設定、教育資料の用意などをリスト化することで、必要な準備を漏れなく完了できます。
また、来年度移行の人事部メンバーにも情報を引き継ぐことができます。ぜひ、準備リストを活用して仕組み化をしていきましょう。
本記事では、新入社員が入社～定着までをスムーズに過ごせるために、人事担当として準備しておきたいことを解説してきました。もちろん、上記以外にも多くのことを準備すると思いますが、漏れがないかを確認する意味でも記事を活用してみてください。
採用から入社まで、入社から定着までを人事としてフォローすることで、より良い人材が育ち企業としての力も底上げされることを期待しています。
