リスキルラボ 官僚主義とは|脱却方法を解説【新しい文化を取り入れる】

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昔からの伝統や文化、仕事のやり方を尊重する企業もあるだろう。これらの企業では、官僚主義型の経営が見られる。官僚主義にはメリットがある一方でデメリットもある。しかし、今後の時代背景を考えると脱却した方が良い。

本記事では官僚主義の概要やメリット・デメリットを解説しながら、脱却方法を紹介していく。

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官僚主義とは

官僚主義とは既存のルールを尊重する考え方のことだ。官僚主義の企業では新しいことを積極的に取り入れない。なぜなら変化を嫌うからだ。

一般的に官僚主義の企業では、今まで通りのやり方で仕事を進めていく。つまり流れを変えることに対して、否定的な考えを持つ。たとえ良いアイデアだとしても、昔からの文化が壊されるのであれば否定する。それが官僚主義の特徴だと言える。

官僚主義のメリット

ここからは官僚主義のメリットを紹介していく。

規則によって秩序付けられたとおりに物事を進めるのでムダがない

官僚主義の場合、設定された規則やルールに沿って進めていく。マニュアルや決められたルールに沿って進める分、ムダがない。そのため、無駄な時間やコストを抑えるのに役立つ。

上下関係がはっきりと決まっているので司令・命令系統が明確になっている

官僚主義では、上下関係が決まっている。司令・命令系統が明確になっているため、責任や担当の所在が分かる。社員間の仕事の流れが見える分、業務トラブルが起こったときの対応も速い。そのため、スピーディーに仕事を進められる。

専門性の高い方が職務にあたるので、業務が早く進む

官僚主義型の企業では、専門性の高い方が業務を進める。専門性のない方と比べて知識が豊富であるため、業務が早く進む。そのため、チーム全体の業務スピードを上げるのに効果的だ。

官僚主義のデメリット

官僚主義には様々なデメリットがあるため紹介する。

権力の集中と固定化

権力の集中と固定化が起こる理由は、自身にとって不都合なことを取り入れない流れができるからだ。社員の中には、長期にわたり権力を持ち続けたいと思う方がいる。そのタイプの社員に権力が行きわたると、自分の権力が脅かされる意見を却下することが増えていく。その結果、新たな風を吹き込むのが難しくなる。よって官僚主義では、権力の集中と固定化が起こりやすいと言える。

チャレンジ精神の喪失

社員が新たなことにチャレンジしたいと思っても、会社から何度も却下される。すると社員はモチベーションが下がり、挑戦する意欲をなくす。結果、チャレンジ精神の喪失へつながる。

この状態ができると、保守的な職場になって社内の改革が起こりづらくなる。その結果、時代の流れに乗れない企業になってしまう。

アイデアが生まれづらい

新しいことを是とせず、枠に捉われた発想しかできない。したがってアイデアを生むのが難しくなる。アイデアが生まれないと、課題があったときに解決できない。その結果、会社は悪化の一途を辿ることになる。

事なかれ主義の加速

事なかれ主義とは、波風を立てずに周りの流れに合わせる考えのことだ。官僚主義の職場では、何を言っても無駄だという空気が流れやすい。それが事なかれ主義の加速につながる。事なかれ主義が加速すると発言する社員がいなくなり、議論が活発化しない。その結果、特定の社員が都合よくルールを決める事態が起きて、会社を私物化される恐れがある。

官僚主義からの脱却方法

時代の流れは今後も加速していく。会社として臨機応変に対応する意味でも、官僚主義からは脱却した方が良い。そこで最後に、官僚主義からの脱却方法について紹介する。

社内制度の見直し

まずやるべきことは、社内制度の見直しだ。社内制度にメスを入れない限り、官僚主義の考え方を改めるのは難しい。したがって官僚主義から脱却するための制度にすることが大事だ。なお、見直しでは以下のことを意識すると良い。

見直しの目的を明確にする

目的を明確にする理由は、惰性で見直しをしないためだ。いくら見直しても、効果が挙がらなければ意味がない。組織の文化を変えるためにも、目的は明確にすべきだ。

目的を明確にする上で大事なのが「ゴール設定」だ。ゴール設定を誤ると、目標を達成できなくなる。作業時間を無駄にしないためにも、正しいゴールを設定すべきだ。

小さな改革から行っていく

いきなり大きな改革を行うと、社員達は変化についていけない。さらに失敗したときのリスクも大きくなるため、小さく行った方が良い。いきなりゴールを目指すのではなく、いくつかのステップを踏んでからゴールを目指すと達成しやすい。

コストパフォーマンスを考える

仕組みを直しても運用コストが大きくなると、企業の財政状態は悪くなる。企業としては、財政状態を良くしなければならない。よってコストパフォーマンスを考えながら、見直すことも重要だ。

コストパフォーマンスを知る上で大事なのが、数字の算出だ。見直しにかかる費用・見直し後の利益増減額を算出すれば、コストパフォーマンスの良い見直しか判断しやすい。

長期的な視点で考える

見直し直後に効果が出るとは限らない。一定の時間が経たないと、結果が出ないケースもある。よって目先の利益に捉われるのではなく、長期的な視点で見直すことが大事だ。

社員達に周知する

見直しても社員たちが知らないと機能しない。機能させるためにも、見直した内容を周知すべきだ。ミーティングや社内サイト・グループチャットなど周知できる場所は多い。社員たちを困惑させないためにも大事だ。

社員に権限を与える

社員に権限を与えれば、自分事として仕事に取り組むきっかけが生まれる。「昔の慣習を変えなければいけない」という気持ちが生まれて、官僚主義からの脱却が期待できる。なお、社員に権限を与えるときは、以下のことに気を付けるといい。

権限付与の目的を明確にする

理由は2つある。1つは適当に権限を与えないためだ。何のために与えるか目的を明確にすれば、誤った内容の権限を与えずに済む。

もう1つは、権限を与えられた理由を理解してもらうためだ。理由を述べずに権限を与えると、何も考えずに権限を行使していく。その状況が続くとミスを多発したり、他の社員に迷惑をかけたりする原因になる。以上のことが権限付与の目的を明確にする理由だ。

社員のスキル・適性によって権限の範囲を変える

権限の範囲を変える理由は、社員によって活かせるかが変わるからだ。仮に同じ役職の社員だとしても、社員によって向き不向きは異なる。役職だけで権限の範囲を決めると、大きなトラブルにつながるため良くない。社内業務に支障をきたさないためにも、社員のスキル・適性を見ながら、権限の範囲を変えるべきだ。

少しずつ権限を与えていく

膨大な量の権限を与えると、社員はキャパオーバーする。するとチームの仕事が回らなくなる。上手に業務をこなしてもらうためにも、少しずつ権限を与えるべきだ。たとえば「〇〇の業務をこなせたら、△△の権限を与える」という流れにすれば、社員はキャパオーバーせずに済むだろう。

成果主義を導入する

成果主義を導入すれば自分の待遇を良くしようと、様々なことを試す可能性が高くなる。新たなことに取り組む姿勢が生まれやすいため、官僚制度からの脱却に効果的だ。成果主義の導入時は、以下のことを意識すると良い。

成果の内容を明確にする

成果の内容を明確にする理由は、社員が歩むべき方向性を導くためだ。成果の基準が曖昧だと、社員はどのように業務を進めるべきか分からない。右往左往する状態が生まれて、業務の質が悪くなる。しかし成果の内容を明確にすれば、どのように結果を出せばいいかイメージしやすい。その結果、歩むべき方向が分かり、目標に向かって進みやすくなる。

ただし、個人の数字のみを成果にするのは好ましくない。なぜなら自身の数字を追いかけるあまり、他の社員に迷惑をかける恐れがあるからだ。メンバー間での足の引っ張り合いは、チームワークの乱れにつながる。そのため、個人成績以外の内容も評価に盛り込むべきだ。

不平等にならない内容にする

特定の社員が有利になる評価基準を設けるのもNGだ。社員たちの反発が多くなり、指揮統制がとれなくなるからだ。機能しない成果主義は意味がない。したがって、評価基準は平等にすべきだ。

評価者の教育に力を入れる

評価基準が決まっても、評価者の質が悪いと公平な評価はつかない。よって、評価者の教育に力を入れるべきだ。たとえば「感情や主観を入れて評価しない」「会社の基準を守って評価する」というように、評価者として大事なことを伝えておくと、評価者による差は開きづらくなる。

評価内容は、将来のキャリアに影響する。不当な評価が行われないためにも、評価者を教育すべきだ。

定期的に評価基準を見直す

成果主義を導入した後に、問題点が出てくる恐れもある。それを防ぐには、評価基準を定期的に見直すことが有効だ。見直しを怠ると時代に合わない評価基準になり、成果主義が機能しなくなる。長期的に運用し続けるためにも大事だ。

社内のダイバーシティ化を進める

社内のダイバーシティ化を進めれば、自然と新しい風を吹き込みやすい環境ができる。したがって、官僚主義からの脱却に役立つ。ダイバーシティ化を進めるときは、以下のことを意識するといい。

様々な意見を取り入れる

様々な意見を取り入れると、他の社員達が自分の考えを発信しやすくなる。その結果、社内に色々な意見が集まり、ダイバーシティ化が進んでいく。

否定しない文化を作る

社内に否定する雰囲気があると、人とは違う行動をとりづらい。その結果、当たり障りのない意見しか発言できなくなる。それを払しょくするには、否定しない文化を作ることが大事だ。

否定しない文化ができれば周囲の目を気にしすぎず、自身の考えを発言できる。そのような社員が増えれば、様々な意見が自然と集まる。よって、ダイバーシティ化を推し進めるのに効果的だ。

ダイバーシティへの理解度を上げる

ダイバーシティに対して、理解していない社員もいる。その場合は、社員たちの理解度を上げると良い。するとダイバーシティ化を行う目的がイメージできて、社員たちが自主的に取り組む環境が出来上がっていく。

なお、ダイバーシティの理解度を上げる方法は様々だ。ダイバーシティに関する資料の配布や研修の実施、セミナー・イベントの参加などがある。会社の事情を考えながら、使い分けるといいだろう。

まとめ

官僚主義は大企業に多く見られる考え方で、保守的なのが特徴だ。官僚主義の会社では、順序通りに作業を進めるため、作業に無駄が生じない。しかも、指揮系統も明確になっているため、社内業務がスムーズに進んでいく。

しかし、その一方で特定の社員に権力が集中したり、新しい発想が生まれづらかったりするデメリットもある。現代は時代の流れが速い分、昔の考え方で仕事を進めると時代に取り残されるかもしれない。その状態に陥らないためにも、官僚主義からの脱却を目指すべきだ。

なお、官僚主義から脱却する方法は以下の通りだ。

  • 社内制度の見直し
  • 社員に権限を与える
  • 成果主義を導入する
  • 社内のダイバーシティ化を進める

上記のことに取り組めば会社の文化を大きく変えられる。よって、官僚主義から脱却しやすくなる。官僚主義型の企業では、脱却に反対する社員が多いかもしれない。だからと言って、官僚主義からの脱却を辞めると会社の状態は悪くなる。会社として生き残るためにも根気強く取り組むべき課題と言える。ぜひ新しい文化を築くためにも、官僚主義からの脱却に力を入れていただきたい。

この記事の監修者
リスキル事務局
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Q&A
  • 官僚主義とは、新しいルールを取り入れずに既存のルールをベースにして仕事を進める考え方のことです。大企業に多く見られます。
  • メリットはスムーズに仕事を進められることです。マニュアルや指揮系統が明確になっているため、その通りに進められます。その一方、権力の集中・固定化や、独創的な発想が生まれづらいデメリットがあります。
  • 社内制度の見直しから始まります。ルールや仕事の仕方を変えることで、官僚主義から脱する流れが自然と出来上がります。その他に社員へ権限を与えたり、社内のダイバーシティ化を進めたりするのも効果的です。
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