仕事は様々な人と接しながら行うものだ。しかし人と関わるのが苦手な社員も存在する。人と関わらずに仕事をするのは、ほぼ不可能だ。そのため、人と上手に付き合う術を身に付けるのは必須だと言える。
人付き合いをうまくするには「ヒューマンスキル」を身に付けるのが一番だ。このスキルは、チームで仕事を進める上で不可欠なものだ。しかし企業の中には、社員のヒューマンスキルを上げようとしているものの失敗する例もある。成功させるには、ヒューマンスキルの上げ方を知っておくことが大事だ。そこで今回は、ヒューマンスキルの概要を説明しつつ、上げる方法を3つ紹介する。
目次
他の人間と良い関係を築きながら、スムーズにコミュニケーションをとっていくスキルのことだ。アメリカの学者「ロバート・カッツ」が定義したスキルで、対人関係の能力を示すスキルを現している。働くときに役立つ内容が盛り込まれているため、全社員に身に付けさせるべきだ。
ヒューマンスキルは、いくつもの要素が合わさってできている。以下の要素は、ヒューマンスキルを上げるために全社員に身に付けるべきだ。
自分の話ばかりをすると、良好な人間関係は築けない。「説教が始まった」「自慢話されるのが辛い」など、ネガティブな印象を与える恐れがある。
相手に悪い印象を持たれると良好な人間関係は築けない。そこで大事になるのが話を聴くことだ。目線や態度で相手の話を真剣に聴いていることをアピールすれば、相手からの信頼度が上がり良好な人間関係を築くことになるはずだ。
相手に分かりやすく伝えるためのプレゼンテーション力も大事だ。自分が言いたいことを話しても、相手に伝わらなければ良好な関係は築けない。話の内容を相手に理解してもらいたいときは、以下３つのことを意識すべきだ。
内容を盛り込みすぎると、話を理解してもらうまでに時間がかかってしまう。伝えたい内容が多くても、優先順位が高い話題に絞って伝えるべきだ。
相手がどこまで理解しているか確認して、話を進めていくのも大事だ。たとえばプロジェクトの話をするときに、概要を知っている方であれば話を端折っても、通じる可能性が高い。しかし概要を知らない方の場合、話を端折るとプレゼンが上手く伝わらなくなる。
つまり相手の理解度に合わせて話題を変えることが大事なのだ。相手との認識を合わせてから話すといい。
話の起承転結によって、話が複雑になったり分かりやすくなったりする。順番が乱れてしまうと理解してもらうのは難しいが、時系列に沿って話せば理解してもらいやすくなる。話の流れを大事にすることも、分かりやすく伝える上で大事だ。
マネージャーや管理職は若手社員や中堅社員とは立場が異なるため、下記の３つの要素も身に付けた方がいい。
リーダーシップとは、簡単に言えばメンバーを引き連れていく力のことだ。このリーダーについていきたいと思わせることが、ヒューマンスキルアップにつながる。メンバーの士気を上げられるかが大事になる。
ネゴシエーションとは、お互いが納得できる流れに持っていく能力のことだ。交渉力とも呼ばれており、意見を提示しながらお互いの妥協点を見つけていく。相手の状況を考えながら話を進めていくため、ヒューマンスキルに必要な要素と言える。
ファシリテーションとは話し合いをスムーズに進めたり、活発な議論を演出したりすることだ。参加者が発言した内容を掘り下げたり、会議が終わるように誘導したりする能力などが必要とされる。調整役として動かなければいけない場面もあるため、ヒューマンスキルを習得するために大事な能力だと言える。
ここではヒューマンスキルが必要な理由を3つ紹介する。
世の中に通じていた常識が、1,2年で駄目になることも珍しくない。気付かぬうちに常識が変わってしまい、ついていけなくなるケースもある。
しかもインターネットやSNSなどで情報量が増えて、世の中には様々な価値観を持った人が溢れたため、過去の常識が通用しない場面も増えてきた。社会に適合するためにも、ヒューマンスキルは必要だと言える。
会社員の場合、新入社員や中堅社員、管理職など様々な立場の社員と接する。役職が違えば、考え方や見る視点も変わってくるため、相手に視点を合わせなければスムーズなコミュニケーションがとれなくなる。臨機応変に視点を変えて話すことが求められるのも、ヒューマンスキルが必要とされる理由だ。
チームメンバー全員がヒューマンスキルを身に付ければ、そのチームでは大きな力を発揮することになる。意思決定力が上がったりアイデアが湧き出たりして、チームの業績アップが期待できる。
ヒューマンスキルを身に付けるメリットは以下の通りだ。
良好な人間関係を築けるようになるため、仕事の連携強化が期待できる。コミュニケーションに関するミスが減り、チームプレーの質も上がる。
ヒューマンスキルを身に付ければ人間関係が良くなる。意見を言いやすい環境になって、若手の発言率アップが期待できる。場合によっては、若手独自の意見が出るかもしれない。社内に新しい風を吹き込むためにも、ヒューマンスキルを身に付けさせるべきだ。
業務がスムーズに進むようになり、仕事の生産力アップが期待できる。今までと同じ時間・人員で成果物が増えれば、その分人材や予算を確保しやすくなる。チームを成長させたい方にもヒューマンスキルは不可欠だ。
相手のことを考える機会が増えれば、個を大事にした働き方を意識する機会が増える。よって個人の力を最大限発揮できるチームになる。1人1人の能力を無駄にしないチームをつくるときにも、ヒューマンスキルは役立つのだ。
社員にヒューマンスキルを上げれば、チームの仕事が円滑に進んでいく。とは言っても身に付けさせる方法は様々だ。ここでは3つの方法を紹介する。
インプットとアウトプットを繰り返させると、ヒューマンスキルを身に付ける速度が速くなっていく。たとえばインプットの場面で知識を習得させて、アウトプットの場面で行動させる流れを何度も行えば、自然とヒューマンスキルが身につく。継続的に行わせて、忘れないようにすることが大事だ。
ヒューマンスキルを習得するための研修を受けさせるのも効果的だ。
具体的には上記でも確認したコミュニケーション研修、プレゼンテーション研修
管理職やマネージャー層にはリーダーシップ研修、交渉力研修・ネゴシエーション研修、ファシリテーション研修がおすすめのカリキュラムだ。
社内で実施するケースもあれば、社外で行う場合もある。本記事を作成しているリスキルのように講師を派遣してくれる会社もあるため、活用するといい。
定期的に1対1の面談を実施して、社員の現状を確認するのも大事だ。何度も面談を実施し記録しておけば、ヒューマンスキルの習得状況が確認できる。社員と過去の記録を確認し合うことで、当事者もどのような行動をすれば良いか描きやすくなるはずだ。
なお面談ではメモをするだけではなく、相手を見ながらどのように変化したか感じ取る力も大事になる。当事者と第三者の視線では、感じることが異なってしまうためだ。第三者から見ると気付くことでも、当事者からすると気付かない場合もある。フィードバックをしっかりと行うためにも忘れてはならない。
最後に社員のヒューマンスキルを上げるポイントを３つ解説する。
自分の価値観のみで行動すると相手の気持ちを考えずに動いてしまうため、固定観念は一度横に置かせた方がいい。相手の立場に立たせるために大事だ。とは言っても、自分の固定観念を引きずってしまう場合もある。そのときは価値観が違う人間と交流させるのが効果的だ。
「類は友を呼ぶ」と言われることわざの通り、自分と価値観が合う人間と付き合ってしまう方も多い。価値観が違う人間と交流させると、他の方の価値観を吸収する場面が増えて、先入観を持たなくなる。社内で懇親会を実施して、交流させる機会を設けるといい。
相手の立場を経験させるため、人に合わせる習慣をつくらせるのも大事だ。「相手が嫌がることをしない」「相手が好きなことを自分も率先してやってみる」「仕事の仕方を合わせる」など、様々な場面で意識させるといい。相手のことを考えながら動く習慣を体に染み込ませれば良好な人間関係を築けるようになるため、ヒューマンスキルを上げることになる。
社員の多様性を認め合う職場をつくっておけば、理不尽な理由で相手を否定することは減る。相手の可能性を潰す機会が減り、ヒューマンスキルを習得するための環境が整う。よって社員の多様性を認め合う職場づくりを意識した方がいい。なお、多様性を認め合う職場の特徴として以下の内容が挙げられる。
自分と違う意見を言われても、すぐに否定しない。自分の中で違うと思っても、一度は受け入れて、その後、具体的な理由を述べながら意見を述べる。
仮に自分と異なる意見だったとしても、相手が傷つかないように言い回し方を変えながら発言していく。多様性のある職場では、このような気遣いが尊重されがちだ。
良い部分を見つけて褒めるのも、社員の多様性を認め合う職場だと言える。他人の足を引っ張る行動をせずに、凄いと思ったことは素直に相手へ伝える。これが頻繁にできているのも多様性のある職場で見られがちだ。
メンバーによって、効率的な業務の進め方は違う。大半の社員が是としている内容でも、一部の社員からすると苦痛に感じる場合もある。そのような違いを受け入れている企業も、多様性のある職場に見られがちだ。
各社員がヒューマンスキルを上げれば人間力を発揮できたり、仕事の生産性が高まったりするため社員だけではなく会社にとってもメリットだ。ちなみにヒューマンスキルは、いくつもの要素から成り立っている。以下の要素は最低限、習得させた方がいい。
上記の能力を上げれば、必然的にコミュニケーションスキルは上がっていく。しかしマネージャーや管理職の場合は、部下やチームを管理する業務も発生するため、以下の要素も身に付けるべきだ。
１．リーダーシップ
２．ネゴシエーション力
３．ファシリテーション力
これらの要素は管理者が業務を円滑に進めていく上で必須だ。すると管理者にふさわしいヒューマンスキルが身に付くはずだ。しかしヒューマンスキルを高めると言っても、様々な方法がある。ヒューマンスキルのアップを成功させるには、正しいやり方を覚えることが大事だ。
１．インプットとアウトプットを繰り返させる
２．研修を受けさせる
３．1対1の面談を実施する
上記の方法を取り入れると、効率的にヒューマンスキルを高められる。ヒューマンスキルは会社の業績を上げるのにもつながる。自社で働いている社員の戦力を上げる意味でも、時間を割きながら高めていただければと思う。
