職場でのコミュニケーションが大切だと思っている従業員は多い。社内コミュニケーションとは、職場で行われている会話や雑談などのことだ。この状況を活発化させるために、様々な工夫をしている企業も存在する。
しかし社内コミュニケーションが大切だと分かっていても、適当にやっていて活性化するわけではない。社内コミュニケーションを活性化させるには、正しいやり方を理解することが大事だ。そこで今回は、社内コミュニケーションを活性化させる方法を3パターンに分けて解説する。
目次
はじめに社内コミュニケーションが不足する理由を解説する。
会社で仕事の生産性を上げる必要性が強く叫ばれるようになっている。その結果、仕事中に雑談をするのが難しくなっているが現状だ。忙しい社員が多くなり、話す時間が確保できない。結果、コミュニケーションが不足してしまう。
これまでは仕事が終わった後も、社内で会話することも珍しくなかった。しかし最近では、入退勤の管理が厳しくなっており、指定された時間までに退社しなければいけない企業が増えている。そのため、勤務後に社員同士で話す機会が減った。
仕事が終わった後、社内に居て少し話したいと思っても発覚すると注意を受ける場合がある。このように会社のルールが厳しくなったのも、社内コミュニケーションの不足を招く原因になっている。
プライベートの時間を優先する社員が増えてきた。仕事後に社員と関わりたくなかったり、お酒を飲めなかったりすることが原因で飲み会へ行かない社員も珍しくない。一昔前は参加、必須だったが、この頃は状況が変わっている。このように、勤務後に社員の交流頻度が減ったのも社内コミュニケーションが不足した理由になっている。
社内コミュニケーションにはメリットが多い。ここではメリットを5つ紹介する。
普段からコミュニケーションが取れていれば、連携不足が起こらなくなり仕事のミスが減る。チームプレーの質が上がり、他のメンバーに迷惑をかけずに済む。失敗によって発生する余計な業務も減るため、スムーズに業務を進めていけるだろう。
関係部署以外の方々と交流できるため、他部署の情報を知れる。その結果、仕事がスムーズに進んだり、業務に関するアイデアが思い浮かんで社内で化学反応が起こる確率が上がる。新たな発見をしてもらう意味でも、社内コミュニケーションは必要だ。
社内コミュニケーションが活発になれば、社員同士で同じ目標に向かって勉強したり、今後のビジョンについて語ったりする機会も増える。お互いに切磋琢磨しながら取り組んでいく環境ができやすいため、社員同士で能力を高め合うのに最適だ。
社員同士で能力を高め合う状況ができれば、仕事に対するモチベーションも上がる。よって効率的にスキルを身につけられるはずだ。
社内コミュニケーションが増えると、情報を出し合う機会が増える。したがって、自分から情報発信する習慣が身につく。自ら情報発信する意識が高まれば、その延長線上で様々な行動を起こしていく。
自ら情報発信する習慣が身につくと、話題によっては別の社員が興味を持ってくれて、新たな展開を生み出すかもしれない。今までにない状況をつくりだすためにも、社内コミュニケーションは大事だ。
社員同士でコミュニケーションをとる場を増やせば、フラストレーションの解消につながる。そのため社員の満足度を上げる効果が期待できる。満足度が上がれば、会社に対して良い印象を持つ社員が増えたり、顧客に対するサービスの質が向上したりするため、社内外に良い影響を与えるだろう。
社内コミュニケーションを活発化させる方法は、3パターンに分かれる。パターンごとに、方法を紹介する。
1つ目は日常的に行うパターンだ。毎日実施するケースもあれば、週1程度で行うケースもある。以下のものが該当する。
フリーアドレスとは、席が決まっておらず日によって座る場所を変えながら働けるオフィスのことだ。集中したいときは周りに誰も座っていない場所へ行き、景色を見ながら仕事をしたいときは窓際の席へ行くというように、気分によって席を変えられる。同じ席だと仕事が進まなかったり、様々な方と交流したかったりする社員に最適だ。
フリーアドレスの場合、固定席がないため退勤時にはデスク周りに置いてある私物を片付けなければならない。デスク周りを散らかした状態での帰宅は認められていないため、社員に整理整頓させる習慣を身につけさせる効果も期待できる。
社員同士で食事をする時間を確保するのも、社内コミュニケーションを活発化させるのに効果的だ。部署内のメンバー同士でランチへ行かせたり、異なる部署のスタッフをランダムで集めたりする方法など様々だ。福利厚生の一環として、ランチ代を社内の経費として負担する会社も存在する。
2つ目は、1～3カ月に1度行うパターンだ。以下の内容が当てはまる。
社内・社外いずれでも構わないが、コミュニケーション研修を実施することは効果的だ。ワークショップやロールプレイングなど、参加者体験型の研修を実施すると、自然とコミュニケーションの場が生まれる。
しかし社内コミュニケーションに関する研修と言っても、様々なものがある。良好な人間関係を築くことを目的の研修もあれば、仕事で設定した目標を達成させることを目的にしている研修もある。いずれもコミュニケーションの研修だが、カリキュラムの内容は違う。よって目的別に合わせて、研修内容を選ぶべきだ。
3つ目は、年に1,2回程度行うパターンだ。以下のものが該当する。
レクリエーションとは、社員の気分転換を目的として行われるイベントのことだ。社内運動会やゲーム大会など、様々なジャンルのレクリエーションがある。団体競技やチーム戦で競う競技を入れておくと、社員同士で関わる機会が増えるため、社内コミュニケーションを活発化させやすくなる。
なおレクリエーションの内容を決めるときは、以下のことを意識した方がいい。
レクリエーションの内容によっては、ジェネレーションギャップが出てしまい、楽しめなくなる恐れがある。その状況を防ぐ意味で、参加者の年齢を考えて内容を決めるべきだ。
ルールが複雑だと参加者が理解できなくなり、楽しめない状況になってしまう。楽しめるようにするには、参加者の大半が理解できる内容にした方がいい。
社員旅行も参加者同士で観光名所を回ったり、食事をとったりするため、社内コミュニケーションを生み出す。企業によってはグループワークを用意し、社員に協調性を磨いてもらったり団結力を高めさせたりしている。
社内コミュニケーションを活発化させる方法を知っても、失敗しては意味がない。ここからは、活発化を実現させるポイントを紹介する。
参加者の中には、人見知りで積極的に交流するのが苦手な方がいる。その場合は、社員同士で交流できるように、周囲の社員がサポートすべきだ。参加者同士が交流できるようにつなげたり、参加者の緊張感がとけるように、話し相手になったりするといい。
ただしサポートの仕方が強引だと運営側に対して不快感を示す恐れがあるため、相手が嫌がらない程度にサポートすることが大切だ。
社員の意見を取り入れて、社内コミュニケーションを活発化させるのもポイントだ。運営側で良いと思って取り組んでも、参加者が楽しめなければ意味がない。そうならないために、アンケート調査を行って社員の意見を取り入れるべきだ。アンケートの項目には、交流してみたい部署や好きなことなどを記入させるといいだろう。
運営側の体制が整っていても、他の社員に協力してもらわなければ成功させるのは難しい。よって、様々な部署に協力してもらう体制をつくることが大事だ。多くの社員を巻き込むことができれば、反対派の社員も協力してくれるかもしれない。このように少しずつ支持者を増やしていくと実施しやすくなる。
ツールを活用して、社内コミュニケーションを活発化させるのも大事だ。たとえばzoomを利用すれば、全社員が職場にいなくてもオンラインミーティングが可能だ。
その他にslackやチャットワークなどのチャット機能を使えば、グループ内でメッセージのやり取りができる。このようにツールを活用すると、社員間のやり取りが増えるため社内コミュニケーションの頻度を効率的に増やせるはずだ。
様々な企業で、社内コミュニケーションを活性化させる取り組みが行われている。最後に事例を紹介する。
日本ビジネスシステムズでは、社内コミュニケーションを活発化させる場として社員食堂を用意した。昼だけではなく夜も空いているため、日中は外出している社員も利用できる。退勤後に季節の食材を用いた料理やアルコール飲料を味わいながら、社員間で情報交換できる場となっているため、勤務中とは違う時間を味わえるはずだ。
資生堂ではリバースメンター制度を導入している。リバースメンター制度とは、自社の若手社員が役員などに対し、1対1でITについて教える制度のことだ。この制度によって関わる機会が少ない、若手社員と役員を交流させることに成功した。
役員はITスキルを習得でき、若手社員は指導力のスキルが身につくため、双方にとってメリットのある研修だと言える。
ニチレイフーズでは、ハミダス活動を行って社員同士の交流を深めている。ハミダス活動とは「既存の枠からはみ出して、やりたいと思ったこと」を、プロジェクト化していく活動のことだ。
相手に楽しんでもらうためのおもてなしの心や、チャレンジ精神などを社員に習得させることを目的に実施している。過去にはボランティア活動や食育関連の活動などが行われてきた。事業所によってはオリジナルのTシャツをつくり、メンバー間で一体感を生み出しているようだ。
社員間でコミュニケーション不足が起きると、仕事のミスが多発する原因になり、社内の業務をストップさせる原因になってしまう。そのため社内コミュニケーションは大事にすべきだ。社員間のコミュニケーションが活発になれば、情報共有がたくさん行われて社員同士で化学反応が起こる可能性がある。
なお社内コミュニケーションを活発化させる方法は、大きく分けて3パターン存在する。
上記の方法を使い分けると、社内コミュニケーションを活発化させられる。ただし実施しても運用の仕方を間違えると失敗してしまうため、成功させる秘訣を抑えることも大事だ。
上記のポイントを抑えれば、社内コミュニケーションを活性化させるのが楽になる。社内コミュニケーションを活性化させるには、事前準備も忘れてはならない。効率的に行うためにも、綿密に準備していただければと思う。
